Facturation de la recharge à domicile pour véhicules de fonction : mode d’emploi pour les entreprises

Avec la démocratisation des véhicules de fonction électriques, une nouvelle problématique s’impose aux entreprises : la gestion de la recharge à domicile. Comment assurer un remboursement juste et transparent des frais d’électricité engagés par les collaborateurs ? Quels sont les outils disponibles pour automatiser la facturation ? Et quelles sont les obligations de l’entreprise ? Alors que les bornes de recharge s’invitent de plus en plus dans les garages personnels, il devient essentiel pour les gestionnaires de flotte et les responsables RH de mettre en place un cadre clair, équitable et conforme. Cet article vous guide dans la mise en œuvre d’un dispositif de facturation de la recharge à domicile, efficace pour l’entreprise comme pour ses salariés.

Définir un cadre clair pour la recharge à domicile

Lorsque l’entreprise fournit un véhicule de fonction électrique, elle doit aussi s’assurer que la recharge effectuée à domicile par le collaborateur soit prise en compte dans les frais professionnels. Cela implique de poser un cadre juridique et opérationnel solide.

Pourquoi encadrer la facturation de la recharge à domicile ?

La recharge à domicile présente plusieurs avantages : elle est généralement moins coûteuse, plus pratique pour le collaborateur, et permet d’assurer un véhicule toujours prêt le matin. Mais en l’absence de règles claires, elle peut aussi générer :

• Des flous administratifs : qui paie quoi ? Comment justifier les consommations ?
• Des inégalités de traitement entre les salariés (en fonction de leur fournisseur, du prix au kWh ou du type d’installation).
• Des risques de litiges ou d’abus, en l’absence de preuve claire de la consommation liée au véhicule.

C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place un système standardisé de mesure, de remboursement et de contrôle, à intégrer dès le départ dans le contrat de mise à disposition du véhicule.

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Ce que dit la réglementation

À ce jour, il n’existe pas de texte de loi spécifique sur la facturation de la recharge à domicile pour les véhicules de fonction. Toutefois, le remboursement est autorisé, à condition qu’il repose sur des éléments justifiables, vérifiables et cohérents avec l’usage professionnel. Cela signifie que l’entreprise :

• Peut rembourser tout ou partie des frais de recharge à domicile,
• Doit pouvoir prouver que les kWh consommés sont bien liés à l’usage du véhicule professionnel,
• Doit intégrer ce remboursement comme un frais professionnel, non imposable pour le salarié (et non comme un avantage en nature).

C’est ici qu’interviennent les outils de mesure, les bornes connectées et les plateformes de gestion des consommations.

Choisir la bonne méthode de facturation : entre simplicité et précision

Pour gérer la facturation de la recharge à domicile, plusieurs options s’offrent aux entreprises. Le choix dépend du niveau de précision souhaité, du nombre de véhicules concernés, et de la volonté d’automatiser ou non le processus.

Les principales méthodes de remboursement possibles

Voici les modèles les plus couramment utilisés par les entreprises pour rembourser la recharge à domicile des véhicules de fonction :

• Forfait mensuel : une somme fixe est versée chaque mois, estimée sur la base d’un usage moyen du véhicule.
• 👉 Avantage : simplicité administrative.
• 👉 Limite : manque de précision, risques de sur- ou sous-remboursement.
• Remboursement sur facture : le collaborateur transmet ses factures d’électricité, et l’entreprise rembourse une partie des kWh consommés.
• 👉 Avantage : traçabilité des dépenses.
• 👉 Limite : fastidieux à gérer, difficile de distinguer les kWh liés au véhicule.
• Borne connectée avec mesure dédiée : la meilleure option pour un remboursement précis et automatisé. Une borne installée au domicile du collaborateur mesure exactement l’énergie consommée par le véhicule.
• 👉 Avantage : fiabilité, automatisation, transparence.
• 👉 Limite : investissement initial nécessaire (borne, installation, supervision).

💡 Astuce : privilégier les bornes certifiées MID (Measuring Instruments Directive), qui garantissent la fiabilité des mesures et facilitent les contrôles fiscaux.

Le rôle clé des plateformes de supervision

Pour aller plus loin, certaines entreprises intègrent des outils de supervision qui permettent de :

• Tracer automatiquement chaque session de recharge,
• Attribuer les consommations au bon véhicule ou au bon collaborateur,
• Générer des rapports de facturation automatisés,
• Intégrer les données dans les outils comptables et RH.

Des solutions comme celle proposée par Bump offrent ces fonctionnalités clés, en plus de gérer la maintenance, la supervision à distance et les alertes. Pour les entreprises avec plusieurs collaborateurs équipés de véhicules de fonction, c’est un gain de temps, de fiabilité et de conformité inestimable.

Intégrer la recharge à domicile dans la politique de mobilité de l’entreprise

La gestion de la recharge à domicile ne peut pas être un sujet isolé. Elle doit s’inscrire dans une stratégie globale de mobilité électrique. En structurant la démarche, l’entreprise renforce la cohérence de ses actions et assure une expérience fluide pour les collaborateurs.

Formaliser un protocole clair dans le contrat de mise à disposition

Dès la livraison d’un véhicule électrique à un salarié, il est important de définir les règles de fonctionnement. Un avenant au contrat de travail ou un document d’engagement peut formaliser :

• L’installation d’une borne au domicile du collaborateur (prise en charge par l’entreprise ou non),
• Le mode de remboursement choisi (forfait, relevé, supervision),
• Les règles en cas de changement de logement, de contrat ou de résiliation,
• Les responsabilités en matière de maintenance ou de panne,
• La durée minimale d’utilisation du véhicule pour justifier l’installation d’une borne.

Un cadre précis évite les zones grises, sécurise les deux parties, et facilite le déploiement à grande échelle.

Sensibiliser et former les collaborateurs

Même avec les meilleurs outils, une mauvaise utilisation peut ruiner l’efficacité du dispositif. Il est donc essentiel de former les salariés :

• À l’usage correct de leur borne (respect des horaires de recharge, libération rapide de la borne…),
• À la lecture de leur consommation et à la compréhension des factures,
• À l’importance de recharger pendant les heures creuses si possible,
• À la distinction entre recharge professionnelle et usage personnel.

Certaines entreprises vont plus loin en intégrant une formation à la conduite électrique et aux bons réflexes énergétiques. Un petit investissement pour de grandes économies sur la durée.

Prendre en compte les implications fiscales des avantages en nature

L’utilisation d’un véhicule de fonction électrique, ainsi que la prise en charge des frais de recharge à domicile par l’employeur, peuvent avoir des conséquences fiscales en termes d’avantages en nature (AEN). Selon l’arrêté du 25 février 2025, les dépenses liées à l’électricité engagées par l’employeur pour la recharge du véhicule sont évaluées après application d’un abattement de 70 %, dans la limite de 4 582 € par an en 2025. Il est donc crucial pour les entreprises de bien comprendre ces implications afin d’optimiser la gestion fiscale de leur flotte électrique.

Et si on simplifiait tout ça ? Le modèle Bump pour la recharge à domicile

Plutôt que de multiplier les outils ou les systèmes manuels de remboursement, certaines entreprises choisissent une approche centralisée et automatisée. C’est exactement ce que propose Bump avec son modèle de gestion de la recharge à domicile clé en main.

Une solution complète pour les flottes électrifiées

Bump accompagne les entreprises dans l’électrification de leur flotte, en incluant la gestion de la recharge à domicile comme un maillon central de leur offre. Leur approche repose sur trois piliers :

• Installation d’une borne certifiée au domicile du collaborateur, avec un compteur intégré permettant de mesurer précisément les kWh consommés pour le véhicule de fonction.
• Connexion de la borne à la plateforme de supervision Bump, pour un suivi en temps réel des sessions de recharge et un accès transparent aux données.
• Automatisation de la facturation ou du remboursement, via des rapports mensuels, associant chaque recharge au bon utilisateur, véhicule et site.

Quels bénéfices pour l’entreprise ?

Choisir Bump pour gérer la recharge à domicile, c’est :

• Supprimer la charge administrative liée aux relevés manuels ou aux justificatifs transmis par les collaborateurs,
• Assurer une traçabilité complète des dépenses énergétiques liées à chaque véhicule,
• Améliorer l’expérience collaborateur, qui n’a plus à avancer les frais ni à gérer de paperasse,
• Respecter les bonnes pratiques fiscales en cas de contrôle, grâce à un système de mesure certifié.

💡 En un mot : simplicité, fiabilité et maîtrise. Bump transforme une problématique complexe en un levier d’efficacité, au service de la mobilité électrique en entreprise.

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